ตราไหนรับรองอะไร? ทำไมมีตราแล้วบางครั้งยังต้องดำเนินการต่อ?
เวลานำเอกสารไทยไปใช้ในฝรั่งเศส หรือเอกสารฝรั่งเศสกลับมาใช้ในประเทศไทย หลายคนอาจพบว่าเอกสารหนึ่งชุดมีทั้ง ตราประทับ ลายมือชื่อ หมายเลขรับรอง และข้อความ Légalisation เต็มไปหมด
คำถามที่เราเจอบ่อยคือ
“มีตราแล้ว แปลว่าเอกสารรับรองเรียบร้อยแล้วใช่ไหม?”
คำตอบคือ ต้องดูก่อนว่าเป็นตราของหน่วยงานไหน และตรานั้นกำลังรับรองอะไรครับ
เพราะคำว่า “รับรอง” สามารถเกี่ยวข้องกับหลายส่วน เช่น การรับรองลายมือชื่อบนเอกสาร การรับรองตราของหน่วยงาน หรือการรับรองที่เกี่ยวข้องกับคำแปล
บทความนี้ Midithai นำ 5 ตัวอย่างที่พบได้จริงในงานเอกสารไทย–ฝรั่งเศส มาอธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ ครับ 👇
1. การรับรองจากกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย 🇹🇭
เริ่มจากตราที่คนมีเอกสารไทยน่าจะพบกันบ่อยครับ
ในตัวอย่างจะเห็นข้อความภาษาอังกฤษว่า
“Certified Genuine Signature(s) of …”
และด้านล่างระบุ
“Ministry of Foreign Affairs of Thailand”
จุดสำคัญอยู่ที่คำว่า Certified Genuine Signature(s) เพราะช่วยให้เข้าใจว่าการรับรองนี้เกี่ยวข้องกับ ความแท้จริงของลายมือชื่อของผู้มีอำนาจที่ปรากฏบนเอกสาร
พบตรานี้ในกรณีไหน?
พบได้เมื่อมีการนำเอกสารราชการไทยไปผ่านขั้นตอนรับรองกับหน่วยงานด้านนิติกรณ์ของ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
เช่น เอกสารสถานะบุคคลหรือเอกสารราชการที่จะนำไปดำเนินการในต่างประเทศ
ตัวอย่างเช่น
- สูติบัตร
- ทะเบียนสมรส
- เอกสารการหย่า
- หนังสือรับรองสถานภาพการสมรส
- เอกสารทะเบียนราษฎร
- เอกสารราชการประเภทอื่น ๆ
จุดที่มักเข้าใจผิด
มีตราจากกระทรวงการต่างประเทศแล้ว ไม่ได้แปลว่าเอกสารได้รับการแปลแล้ว และไม่ได้หมายความว่าเอกสารผ่านทุกขั้นตอนสำหรับใช้ในฝรั่งเศสแล้วโดยอัตโนมัติ
ให้มองว่าเป็น หนึ่งขั้นตอนของการรับรองเอกสารต้นทาง ส่วนหลังจากนั้นจะต้องแปลหรือดำเนินการกับหน่วยงานอื่นอีกหรือไม่ ต้องดูวัตถุประสงค์และข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางครับ
2. ตราสถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงปารีส บนคำแปลภาษาไทย 🇹🇭🇫🇷
ตัวอย่างที่สองเป็นตราของ สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงปารีส
แต่จุดสำคัญของตัวอย่างนี้คือ ตราปรากฏอยู่บนชุดคำแปลภาษาไทย
ในภาพจะเห็นตราวงกลมของสถานเอกอัครราชทูต พร้อมข้อความและข้อมูลการรับรองบนเอกสาร
ตราประเภทนี้จึงเป็นตัวอย่างที่ดีมากในการอธิบายว่า
อย่าดูเพียงว่า “เป็นตราสถานทูตไทย” แต่ต้องดูด้วยว่าตราถูกประทับอยู่บนเอกสารส่วนไหน
พบในกรณีไหน?
พบได้ในกระบวนการนำ เอกสารฝรั่งเศสไปใช้ในประเทศไทย ซึ่งหลังจากจัดเตรียมเอกสารฝรั่งเศสและแปลเป็นภาษาไทยแล้ว อาจมีขั้นตอนเกี่ยวกับการรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงปารีส ตามประเภทเอกสารและกระบวนการที่เกี่ยวข้อง
ในคู่มือการดำเนินเอกสารฝรั่งเศส → ไทยของ Midithai ก็มีขั้นตอนการนำคำแปลไปดำเนินการรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงปารีสก่อนนำไปใช้ในประเทศไทย
สิ่งที่ต้องระวัง
อย่าใช้หลักว่า
“มีตราสถานทูตไทย = สถานทูตรับรองทุกอย่างในชุดเอกสาร”
ควรดูข้อความบนตราและตำแหน่งของการรับรองประกอบด้วยว่า กำลังรับรองส่วนใด
3. ตราสถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงปารีส บนเอกสารภาษาฝรั่งเศส 🇫🇷➡️🇹🇭
รูปที่สามน่าสนใจมาก เพราะเป็น สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงปารีสเหมือนข้อ 2 แต่ตราปรากฏบนเอกสารอีกส่วนหนึ่ง
ในภาพสามารถเห็นข้อความภาษาอังกฤษว่า
“Certified genuine signature of …”
จึงเห็นได้ชัดว่า สิ่งที่กำลังกล่าวถึงคือ การรับรองลายมือชื่อ
นี่เป็นตัวอย่างที่ช่วยให้เข้าใจว่า
หน่วยงานเดียวกัน ไม่ได้หมายความว่าการรับรองทุกครั้งมีความหมายเหมือนกัน
เราจึงไม่ควรเห็นตราสถานทูตแล้วสรุปทันทีว่า
“อันนี้คือตรารับรองคำแปล”
เพราะตรานั้นอาจเกี่ยวข้องกับ เอกสารต้นฉบับ ลายมือชื่อ หรือส่วนอื่นของชุดเอกสาร ก็ได้
แล้วจะรู้ได้อย่างไร?
ให้ดูอย่างน้อย 3 อย่างครับ
1. ตรานั้นอยู่บนเอกสารอะไร?
ต้นฉบับภาษาฝรั่งเศส หรือคำแปลภาษาไทย?
2. ข้อความบนตราเขียนว่าอะไร?
เช่น Certified genuine signature of…
3. รับรองลายมือชื่อของใคร?
ดูชื่อและตำแหน่งที่ระบุอยู่ใกล้กับข้อความรับรอง
นี่สำคัญกว่าการดูเพียงโลโก้หรือตราวงกลมของหน่วยงานครับ
4. ตรา LÉGALISATION ของสถานเอกอัครราชทูตฝรั่งเศส ณ กรุงเทพฯ 🇫🇷🇹🇭
ตัวอย่างที่สี่คือ ตรา LÉGALISATION ของฝรั่งเศส
ตัวอย่างนี้น่าสนใจเป็นพิเศษ เพราะบนตรามีข้อความอธิบายความหมายของการ légalisation อยู่ด้วย
ใจความระบุว่า การ légalisation เป็นการตรวจสอบเกี่ยวกับ
ความแท้จริงของลายมือชื่อ
ฐานะที่ผู้ลงนามดำเนินการ
และในกรณีที่เกี่ยวข้อง
ความถูกต้องของตราหรือตราประทับที่อยู่บนเอกสาร
ดังนั้น จุดที่ควรทำความเข้าใจคือ
Légalisation ไม่ได้หมายความว่าเจ้าหน้าที่ตรวจสอบว่า “เนื้อหาทุกข้อความในเอกสารเป็นความจริง”
สิ่งที่กำลังรับรองมีขอบเขตเฉพาะตามที่ระบุบนตรา
นี่เป็นความแตกต่างที่สำคัญมาก เพราะในภาษาไทยเรามักใช้คำว่า “รับรองเอกสาร” แบบกว้าง ๆ จนทำให้เข้าใจว่าหน่วยงานที่ประทับตรากำลังรับรองเนื้อหาทั้งหมด
แต่เมื่อดูข้อความบนตราจริง จะเห็นว่าความหมายเฉพาะเจาะจงกว่านั้นครับ
พบตรานี้ในกรณีไหน?
ตัวอย่างนี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการนำ เอกสารไทยไปใช้ในฝรั่งเศส และมีการ légalisation โดยฝ่ายฝรั่งเศสในประเทศไทยตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง
ดังนั้น หากหน่วยงานฝรั่งเศสแจ้งว่าต้องการเอกสารที่ผ่าน légalisation ควรตรวจสอบให้ชัดว่าเขาต้องการให้ดำเนินการกับเอกสารใด และผ่านหน่วยงานใดครับ
5. เอกสาร LÉGALISATION ฝั่งฝรั่งเศส 🇫🇷➡️🇹🇭
ตัวอย่างสุดท้ายเป็นเอกสาร LÉGALISATION ฝั่งฝรั่งเศส ซึ่งพบได้ในกระบวนการเตรียมเอกสารฝรั่งเศสเพื่อนำไปใช้ในประเทศไทย
ตัวอย่างที่ส่งมาแสดงข้อมูลไว้ค่อนข้างชัด เช่น
Pays : France
ประเทศต้นทางคือฝรั่งเศส
Destination de l’acte : Thaïlande
เอกสารมีประเทศไทยเป็นประเทศปลายทาง
และยังมีช่องที่ระบุว่า
- เอกสารถูกลงนามโดยใคร
- บุคคลนั้นลงนามในฐานะอะไร
- เอกสารมีตราของหน่วยงานใด
- รับรองที่ไหน
- รับรองเมื่อวันที่เท่าไร
- ผู้ดำเนินการรับรองคือใคร
- หมายเลขการรับรอง
- ตราและลายมือชื่อ
นอกจากนี้ ยังระบุ Conseil interrégional des Cours d’appel de Metz et de Colmar อยู่บนเอกสารด้วย
ทำไมตรานี้สำคัญ?
เพราะเป็นตัวอย่างที่ทำให้เห็นโครงสร้างของการ légalisation ได้ชัดมาก
ไม่ได้มีเพียงคำว่า “LÉGALISATION” แล้วจบ แต่เอกสารกำลังสร้างความเชื่อมโยงว่า
ใครลงนาม → ลงนามในฐานะอะไร → เป็นตราของหน่วยงานใด → ใครเป็นผู้รับรอง
ในแนวทางการเตรียมเอกสารฝรั่งเศสเพื่อใช้ในประเทศไทยของ Midithai ก็มีขั้นตอนการรับรองเอกสารฝรั่งเศสก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการแปล
หลังจากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอน แปลฝรั่งเศส → ไทย และดำเนินการรับรองตามที่เกี่ยวข้องก่อนนำเอกสารไปใช้ในประเทศไทย
แล้ว “รับรองเอกสาร” กับ “รับรองคำแปล” ต่างกันอย่างไร? 🤔
นี่คือสิ่งสำคัญที่สุดที่อยากให้จำจากบทความนี้ครับ
📄 การรับรองเอกสาร
เกี่ยวข้องกับ เอกสารต้นทาง เช่น การตรวจสอบลายมือชื่อ ฐานะของผู้ลงนาม หรือตราที่ปรากฏบนเอกสาร ตามขอบเขตของการรับรองนั้น
🌐 การรับรองคำแปล
เกี่ยวข้องกับ คำแปลที่จัดทำจากเอกสารต้นทาง
ดังนั้น
เอกสารได้รับการรับรองแล้ว ≠ คำแปลได้รับการรับรองแล้ว
และในทางกลับกัน
คำแปลได้รับการรับรองแล้ว ≠ เอกสารต้นฉบับผ่านการรับรองทุกขั้นตอนแล้ว
ต้องดูทั้งสองส่วนแยกจากกันครับ
วิธีดูตรารับรองเบื้องต้นด้วยตัวเอง 🔍
ครั้งต่อไปที่ได้รับเอกสารซึ่งมีตราประทับ ลองอย่าเพิ่งดูแค่ว่า “มีตราหรือยัง”
ให้ลองดู 5 เรื่องนี้แทน:
① ใครเป็นผู้ออกตราหรือการรับรอง?
กระทรวงการต่างประเทศ? สถานทูต? หน่วยงานฝรั่งเศส?
② ตรานั้นอยู่บนอะไร?
เอกสารต้นฉบับ? หน้ารับรอง? หรือคำแปล?
③ ข้อความบนตราระบุว่ารับรองอะไร?
เช่น Certified Genuine Signature, Légalisation หรือข้อความอื่น
④ รับรองลายมือชื่อของใคร?
ชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่ถูกอ้างถึงมีความสำคัญ
⑤ หลังจากตรานี้แล้ว เอกสารจะนำไปที่ไหนต่อ?
ฝรั่งเศสหรือประเทศไทย? และหน่วยงานปลายทางต้องการขั้นตอนเพิ่มเติมหรือไม่?
