Lorsqu’un document doit être utilisé dans un autre pays, beaucoup de personnes se demandent :

« Puisque j’ai déjà un document officiel, pourquoi faut-il encore le faire légaliser ? »
ou
« Puisque mon document a déjà été traduit, pourquoi faut-il encore effectuer des démarches auprès d’autres autorités ? »

La réponse est simple : la traduction et la légalisation d’un document sont deux choses différentes.

Le traducteur a pour rôle de traduire correctement le contenu d’une langue vers une autre. Les autorités chargées de la légalisation interviennent, quant à elles, dans les formalités concernant le document, les signatures, les cachets ou leur légalisation selon la procédure applicable.

Dans les démarches documentaires entre la Thaïlande et la France, les clients de Midithai rencontrent fréquemment deux acteurs :

🇹🇭 le Département des affaires consulaires du ministère thaïlandais des Affaires étrangères
et
🇫🇷 la « Chambre des notaires », autorité française intervenant dans les démarches de légalisation.

Voyons quel est leur rôle et pourquoi ces démarches sont importantes avant la traduction.

🇹🇭 1. Le Département des affaires consulaires du ministère thaïlandais des Affaires étrangères

Lorsqu’un document thaïlandais doit être utilisé à l’étranger, on rencontre fréquemment une étape appelée « légalisation du document ».

En Thaïlande, cette démarche relève du Département des affaires consulaires du ministère des Affaires étrangères, notamment de la division chargée des questions de nationalité et de légalisation.

Elle peut concerner différents types de documents, par exemple :

• un acte de naissance ;
• un registre de domicile ;
• un certificat ou un acte de mariage ;
• des documents d’état civil ;
• d’autres documents administratifs thaïlandais.

Quel est le rapport avec la traduction ?

C’est un point essentiel à comprendre :

La légalisation d’un document n’est pas sa traduction.

Et inversement :

La traduction d’un document ne signifie pas que le document original a automatiquement été légalisé.

Prenons un exemple simple :

Acte de naissance thaïlandais
→ il s’agit du document source.

Légalisation
→ il s’agit de la procédure de légalisation du document source effectuée par l’autorité compétente.

Traduction en français
→ il s’agit de la traduction des informations du document source dans une autre langue.

Ces trois éléments sont liés, mais ils n’ont pas la même fonction.

🇫🇷 2. Quel est le rôle de la « Chambre des notaires » en France ?

Lorsqu’un document français doit être utilisé en Thaïlande, les clients de Midithai rencontrent souvent une étape de légalisation du document français avant sa traduction.

Il peut s’agir, par exemple, de :

📄 Acte de naissance
💍 Acte de mariage
💔 Documents relatifs au divorce
📑 Autres documents administratifs français

Dans le parcours que nous utilisons, le document français doit être présenté à l’autorité française que nous appelons couramment Chambre des notaires, afin d’effectuer la formalité de légalisation, avant de passer à l’étape de traduction en thaï.

Un point doit cependant être bien compris :

La « Chambre des notaires » ne traduit pas le document

Cette étape concerne la légalisation du document français.

Il ne s’agit pas de la traduction du français vers le thaï.

🔎 Pourquoi faire légaliser le document « avant » de le traduire ?

C’est une question particulièrement importante.

Imaginons que vous ayez déjà votre acte de naissance français et que vous souhaitiez l’utiliser en Thaïlande.

Nous recommandons de suivre cet ordre :

Préparer le document → effectuer la légalisation → nous transmettre ensuite l’ensemble du dossier pour traduction

Il est donc préférable de ne pas faire traduire immédiatement le document simplement parce que vous avez déjà l’original en votre possession.

🇹🇭🇫🇷 Ces deux autorités ont-elles la même fonction ?

Non. Il ne s’agit pas de la même institution et il ne faut pas considérer qu’il s’agit exactement de « la même autorité dans deux pays différents ».

Pour un client qui prépare des documents destinés à être utilisés à l’étranger, on peut cependant retenir cette logique générale :

Document thaïlandais 🇹🇭

Il passe fréquemment par une procédure de légalisation auprès du Département des affaires consulaires du ministère thaïlandais des Affaires étrangères avant d’être traduit.

Document français 🇫🇷

Selon le type de document et son pays de destination, il peut être nécessaire d’effectuer d’abord une légalisation auprès de la Chambre des notaires.

Le document peut ensuite passer aux autres étapes nécessaires, notamment la traduction.

Et quel est le rôle du traducteur dans tout cela ? ✍️

Le traducteur ne remplace pas l’autorité chargée de la légalisation.

Son rôle principal est de transmettre fidèlement et correctement dans une autre langue les informations figurant sur le document source.

Le traducteur doit notamment porter une attention particulière aux éléments suivants :

Nom et prénom
Date de naissance
Lieu de naissance
Numéro du document
Nom de l’autorité
Fonction du signataire
Mentions de légalisation ou de certification
Cachets et mentions particulières

C’est également pour cette raison que Midithai demande généralement aux clients de scanner l’intégralité du document après sa légalisation, et pas uniquement la première page du document administratif.

Les pages et mentions de légalisation font également partie du dossier que le traducteur doit prendre en considération.

À retenir : « délivrer – légaliser – traduire » sont trois opérations différentes 🧭

On peut distinguer simplement trois fonctions :

🏛️ Autorité administrative d’origine
Elle délivre le document, par exemple un acte de naissance, un acte de mariage ou un document d’état civil.

⬇️

🔖 Autorité chargée de la légalisation
Elle effectue la légalisation selon ses compétences et la procédure applicable.

⬇️

🌐 Traducteur
Il traduit les informations figurant sur le document ainsi que les éléments de légalisation concernés dans la langue nécessaire à l’administration destinataire.

Dans certains cas, des formalités supplémentaires peuvent encore être nécessaires après la traduction.

Si vous n’êtes pas certain de la procédure à suivre, vous pouvez transmettre à Midithai un scan complet de toutes les pages du document, en nous indiquant :

Pays d’émission du document → pays dans lequel il sera utilisé → administration auprès de laquelle il sera présenté

Midithai pourra ainsi effectuer une première vérification de votre dossier.

📧 contact@midithai.com
🌐 www.midithai.com

Les exigences relatives à la légalisation et à la traduction peuvent varier selon le type de document, le pays de destination et l’administration destinataire. Il est recommandé de vérifier les exigences en vigueur auprès des autorités concernées avant d’effectuer les démarches.